5 tidstyver og hvordan du blir kvitt dem

👻 Ghost bookings

Logistikk med møterom er utfordrende nok som det er. Kolleger som booker møterom, men likevel ikke trenger det er en tidstyv vi alle vil være foruten.

Tenk deg at du skal booke et møterom, ingen er ledige, du må derfor utsette møtet du skal ha til en annen dag – med andre ord: ingen framdrift i prosjektet. Når du så går rundt i kontorlokalet oppdager du at det faktisk er flere møterom som er ledige – selv om de står som opptatt i kalenderen. Irriterende eller hva?

Ved mangel på møteromskapasitet går du glipp av viktige samtaler, fremdrift i prosjekter og lite effektiv ressursbruk.

Men – ofte ligger ikke problemet i at du har for få møterom, men heller at folk booker mer tid i møterom enn det de faktisk trenger, og at de faktisk ikke har møter når de har booket møterommene.

Stopp tyven!

Denne tidstyven kan enkelt stoppes ved bruk av sensorikk! Med sensorløsninger registreres bookede møterom som ledige, dersom de ikke er i bruk likevel.

⏳ Manglende innsikt i hvordan du bruker tiden din

“Jeg skal bare…” Hvor mange ganger har du ikke sagt denne setningen i løpet av en arbeidsdag? Vi tipper: mange.

En dag bestående av mange “jeg skal bare” ender ofte i spørsmålet Hva har jeg egentlig fått gjort i dag?

Kanskje har du fått gjort mer enn du faktisk er klar over, eller så har tid gått bort til små oppgaver som ikke haster, eller kanskje du har blitt avbrutt mye ila dagen?

Stopp tyven!

Viva Insight er redningen! Hvor mye tid bruker du i møter, og hvor mye (eller lite) fokustid har du egentlig i løpet av arbeidsdagen? Viva Insights viser deg hva du faktisk bruker tiden din på – den brutale sannhet. Med fakta på bordet er det lettere å gjøre endringer og legge tilrette for en mer effektiv arbeidshverdag.

😐 Dårlig lyd, bilde og nettverk i møterom

I dagens hybride arbeidshverdag er det essensielt at kommunikasjonsflyten går lett som en lek i digitale møter. Når du har dårlig lyd og bilde i møterommene dine, går kommunikasjonen naturlig nok tregere og hele interaksjonen blir ineffektiv. Har du i tillegg dårlig nettverk er det toppen av kransekaka.

En dårlig opplevelse i digitale møter kan påvirke ansattes moral og tilfredshet. Dersom møterommene dine ikke er driftet riktig kan det også føre til hyppige tekniske feil som påvirker møtene dine negativt, ved at du for eksempel må utsette møter fordi utstyret ikke fungerer. Her er det mye fremdrift som går tapt.

Stopp tyven!

Svaret er innlysende og relativt enkelt: sørg for at lyd, bilde og nettverk er på topp. Tid som slukes av dårlig teknisk utstyr er en sammensatt tidstyv – og krever ekspertise for å bli kvitt.

🤹‍♀️ Du bruker for mange av Microsoft sine apper

Kan det bli for mye av det gode? Ja, det tror vi.

Microsoft har et hav av gode apper - og det kan være lett å gå seg vill i iveren etter produktivitet, effektivitet og struktur. Plutselig har du lastet ned alle appene uten å helt vite hvordan du skal bruke dem eller hva du skal bruke dem til. Dette fører til ineffektiv bruk av verktøyene, dobbeltarbeid, og unødvendig forvirring om hvilken app som skal brukes til hva.

Stopp tyven!

Microsoft har selv gode forklaringer på hva hvert enkelt verktøy egner seg best å bruke til, på egne nettsider.

🎧 Forstyrrelser i tide og utide

Visste du at det fort tar deg 15 minutter å finne tilbake til fokuset etter du har blitt forstyrret? Selv om du bare skulle lese en melding, eller en kollega bare skulle spørre om noe, eller at du bare skulle sjekke en snap.

Dette er en forlengelse av punkt nummer 2. Det er vanskelig å slippe helt tak i tanken på at du "skal bare sjekke noe" – men det koster deg faktisk mer tid enn du tror. Hvordan unngår du at fokuset ditt blir revet bort? Én ting er å sette av fokus-tid i kalenderen, men det hindrer ikke nødvendigvis varsler i å plinge inn på både pc og mobil.

Stopp tyven!

Denne tidstyven er sammensatt av mange små, og de befinner seg i alle devicer og apper. Lukk Teams og Outlook, og legg telefonen med skjermen ned (og sett den på lydløs så klart). Sett av den ledige tiden du har til fullt fokus. Lykke til!