Microsoft 365 for bygg og entreprenør

Vi vet hva som kreves når hverdagen er hektisk, marginene er små og tiden alltid knapp. Derfor leverer vi ikke bare teknologien – vi sørger for at den fungerer i praksis. Her er noen eksempler på hva vi konkret bistår bygg- og entreprenørbedrifter med:

📶 Nettverk og oppsett i brakkerigg

En byggeplass trenger mer enn strøm for å fungere – den trenger en digital grunnmur. Vi sørger for at dere har nettverk, skrivere og systemtilgang på plass fra dag én. Våre egne teknikere og lokale partnere over hele landet sørger for rask oppkobling – enten det er snakk om fiber, 4G/5G eller en kombinasjon. Vi setter opp sikrede printerløsninger, etablerer nettverk og kobler til Microsoft 365-plattformen slik at dere får tilgang til prosjektfiler og felles mapper med en gang.

Dette betyr at prosjektlederne får tilgang til nødvendige dokumenter på stedet, og at formenn og håndverkere kan hente opp tegninger eller sjekklister direkte fra brakkeriggen – uten å vente på teknisk bistand eller sende e-post fram og tilbake med hovedkontoret.

Eksempel fra virkeligheten: På en byggeplass i Tromsø kontaktet kunden oss med kort frist. Dagen etter sto vi på plass og satte opp hele brakkeriggen – inkludert internett, brannmur, skrivere og tilgang til SharePoint. Alt var klart før byggeledelsen hadde sitt første prosjektmøte på stedet. Resultatet? Full drift og samhandling fra første spadetak

📁 Strukturert informasjonsflyt i SharePoint

Mange bygg- og entreprenørbedrifter opplever at dokumentflyten vokser seg ukontrollerbar. Mapper navngis ulikt fra prosjekt til prosjekt, versjoner av tegninger havner i ulike e-poster, og viktige filer lagres lokalt uten backup. Det gir unødvendig stress, og i verste fall kostbare feil.

Vi hjelper dere med å bygge en strukturert og gjenbrukbar SharePoint-løsning, tilpasset deres måte å jobbe på. Det handler ikke bare om å opprette mapper, men om å legge til rette for at riktig informasjon alltid er tilgjengelig for riktig person enten de sitter på kontoret, ute i felt, eller i en brakkerigg uten fast nettverk.

Med tilgangsstyring, versjonskontroll og søkefunksjoner blir det enklere å jobbe effektivt og sikkert. Vi setter også opp prosjektsider med maler og forhåndsdefinerte arbeidsflyter, slik at hvert nytt prosjekt starter med samme struktur og rutiner – ikke med kaos og ny oppfinnelse hver gang. Resultatet er bedre kontroll, mindre tid brukt på å lete etter informasjon, og færre feil i gjennomføringen.

🔄 Overgang til sky på deres premisser

Å flytte filer, e-post og systemer til skyen er ikke gjort i en fei, i hvert fall ikke hvis det skal gjøres skikkelig. Mange bygg- og entreprenørbedrifter har gamle servere, lokale filer eller en uklar struktur som har vokst frem over tid. Derfor starter vi alltid med en grundig analyse av hva dere har i dag, og hva dere faktisk trenger å ta med videre.

Før vi flytter noe som helst, hjelper vi dere å rydde i systemer og mapper. Unødvendige filer sorteres ut, tilgangsrettigheter gjennomgås, og vi sikrer at det dere tar med dere videre, er oppdatert og strukturert. Selve migreringen gjennomføres med fokus på minimal nedetid, slik at dere kan fortsette å jobbe mens vi gjør jobben i bakgrunnen.

Og vi forsvinner ikke etterpå. Vi står tilgjengelige både under og etter overgangen, med støtte og opplæring for å sikre at folk faktisk vet hvordan de skal bruke de nye løsningene. Resultatet er en trygg og strukturert overgang til Microsoft 365 og SharePoint uten å miste kontrollen underveis. Samtidig legger vi grunnlaget for en mer fleksibel og moderne arbeidsform, som er rigget for fremtidens krav.

🧱 Prosjektstyring og felles rutiner

Et byggeprosjekt samler mange ulike fag og mennesker, ofte fordelt på flere lokasjoner og selskaper. Når prosjektstyringen ikke henger sammen, oppstår misforståelser, dobbeltarbeid og forsinkelser – ofte uten at noen helt vet hvor det gikk galt.

Vi hjelper dere med å sette opp prosjektstyring i Microsoft Teams og SharePoint, bygget rundt hvordan dere faktisk jobber. Det betyr at vi ikke bare aktiverer funksjoner og gir tilgang – vi setter opp prosjektsider, kommunikasjonsflater og dokumentområder som gir alle involverte samme versjon av virkeligheten. Prosjektledere, anleggsledere, underentreprenører og rådgivere får tilgang til riktig informasjon til rett tid, fra hvor som helst.

Dette gir bedre flyt mellom kontor og felt, tydeligere ansvarsområder og bedre dokumentasjon underveis i prosessen. All kommunikasjon og dokumentdeling samles på ett sted, og med versjonskontroll og tydelige arbeidsflyter blir det enklere å dokumentere avklaringer og beslutninger. I praksis betyr det færre feil, mer effektiv samhandling og tryggere gjennomføring både for de som bygger og de som følger opp.

🔐 Sikkerhet tilpasset byggebransjen

I en bransje der ansatte ofte jobber fra brakkerigger, i bilen, eller ute i felt, er det helt avgjørende at sikkerheten er tilpasset en mobil hverdag. Samtidig er det mye som skal beskyttes: tegninger, kontrakter, personalinformasjon og annen sensitiv dokumentasjon. Når alt dette lever i skyen, må sikkerheten være satt opp riktig og vedlikeholdes løpende.

Vi hjelper dere med å sette opp et helhetlig sikkerhetsopplegg i Microsoft 365, der alle enheter som brukes i jobben – mobiler, nettbrett og PC-er – håndteres og sikres med Intune. Vi sørger for at bare godkjente brukere får tilgang til systemene, med identitetssikring som inkluderer multifaktor-autentisering og betinget tilgang basert på risikovurdering. I tillegg sikrer vi at dokumenter i SharePoint og OneDrive alltid har backup, slik at data ikke går tapt selv om noe skulle skje. Og vi bistår med å utarbeide en konkret risikomatrise og tiltaksplan for virksomheten, slik at dere vet hvor sårbarhetene ligger og hva som bør gjøres med dem. Dette gir rom for fleksibel og mobilt arbeid, uten at det går på bekostning av sikkerheten. Ansatte kan jobbe effektivt fra hvor som helst, mens dere som virksomhet beholder kontrollen over dataene.

I Bravo har vi lang erfaring med å være til stede i byggefasen, før bygget står klart. Vi kjenner rytmen, kravene og utfordringene, og vet hva som må på plass for at nettverk, systemer og samhandling skal fungere fra dag en.

(Bilder fra byggeplass i Kvadraturen, mai 2024)

📊 Innsikt og styring med Power BI

Prosjekter i bygg- og entreprenørbransjen genererer store mengder data. Alt fra fremdriftsrapporter og timeføring til avvik, ressursbruk og økonomi. Utfordringen er ikke å samle dataene, men å gjøre dem forståelige og tilgjengelige i tide til å kunne ta gode beslutninger.

Med Power BI hjelper vi dere å samle nøkkeltall på tvers av prosjekter og systemer, og visualisere dem i oversiktlige dashbord tilpasset ulike roller i virksomheten. Prosjektledere kan følge med på fremdrift og budsjett, mens ledelsen får innsikt i kapasitetsutnyttelse og avviksnivå. Alt oppdateres i sanntid og kan nås både fra PC og mobil, slik at du har oversikt også ute på byggeplassen eller mellom møter.

Vi bistår med å hente inn data fra SharePoint, Excel, Teams, tidssystemer og andre verktøy dere bruker og bygger rapporter som gir dere den innsikten dere ønsker.

📄 Kontroll på eiendeler og kontrakter

I bygg- og entreprenørbransjen er det ofte mange prosjekter i gang samtidig med tilhørende maskiner, verktøy, underleverandører og kontrakter som skal følges opp. Uten en god struktur blir det fort vanskelig å vite hva man eier, hvem som har hva, og hvilke avtaler som gjelder hvor.

Vi hjelper dere med å få kontroll ved å kombinere Microsoft 365 med løsninger for eiendels- og kontraktshåndtering. Det betyr at dere får et samlet system for å registrere og følge opp alt utstyr, fra lifter og verktøykasser til IT-utstyr og biler. Hver enhet kan spores, tildeles, og knyttes til serviceintervaller og prosjekter, slik at dere har oversikt både praktisk og økonomisk. For kontrakter legger vi til rette for et sentralt register med varslinger for fornyelse, utløp og viktige frister. Dokumentene lagres sikkert i SharePoint med kontrollert tilgang, og kan kobles direkte til prosjekter eller leverandører. Dermed slipper dere å lete i e-postinnbokser eller mapper på serveren når en kontrakt skal fram, og dere reduserer risikoen for å gå glipp av kritiske datoer. Alt i alt gir dette bedre oversikt, mindre manuelt arbeid og færre overraskelser.