Har du satt deg et nyttårsforsett på jobb, eller trenger du tips til et? «I 2025 skal jeg invitere til nyttige og strukturerte møter som faktisk ikke kunne vært en mail.» I så fall; velkommen skal du være🤝
Før du tar i bruk disse triksene; sørg for at du har invitert de riktige folka. Ser du over lista med inviterte nå og tenker “Hva gjør hen her egentlig?” Uninvite. Og det litt brennkvikt. Er det flere kokker enn nødvendig, ja da blir det mer søl.
5 kjøreregler som er gode å ha med i møterommet
📝 Skriv en tydelig agenda
Alle skal vite hvilke punkter som skal gjennomgås, og dermed ha mulighet til å forberede seg. Sørg for å ha de tydelig skrevet opp i invitasjonen, og gå gjerne gjennom punktene i fellesskap innledningsvis.
🔊 Test ut infrastrukturen i forkant (for hybridmøter)
Kort og greit tips her egentlig. Bare sørg for at alt funker. Har du et ekstra viktig møte, er dette selvfølgelig ekstra viktig. Er kapasiteten i møterommet, både digitalt og fysisk, god nok? Hva med lys, lyd og bilde? Greit å unngå teknisk kluss fra start.
🗣️ Alle skal bli hørt
Gjør det tydelig at alle skal få dele meningene sine, også de som deltar remote. Det setter en tydelig forventning, og skaper en bedre flyt i samtalen. Uansett om personen har mye eller lite på hjertet, så slipper de å bruke kapasitet på å stresse for om de får sagt sitt eller ikke.
✅ Skriv referat med tydelige aksjonspunkter
Summer gjerne opp det du noterer underveis før dere avslutter. Da kan deltakerne komme med umiddelbare tilbakemeldinger, og alle er inneforstått med hvilke punkter som er satt opp til eventuell videre samtale.
🤯 Sporer det helt av av?
Det kan være frustrerende når noen sporer av til et tema som er liksom litt relevant, men ikke relevant nok – schamener? Gjør det tydelig at innspillene er gode, men den stien må dere ta ved neste korsvei. Noter punktet ned, og si at dette kan vi ta i oppfølgingen av møtet.
Usikker på hva du kan si for å peile det inn igjen? Her er et forslag: “Jeg hører hva du sier – men det du beveger deg inn på blir litt på siden av det vi skal bli enige om akkurat nå. Jeg noterer det ned, så blir vi enige om hvordan vi tar det videre etter møtet.” (eller noe sånt.)
Må dette være et eget møte?
Kontrollspørsmålet over alle kontrollspørsmål om du skal klare å holde deg til ditt nye nyttårsforsett. «Kan dette være en mail?» Undersøk også muligheten for om det du ønsker å ta opp kan tas opp i et annet møte, der det er rom for det så klart. Er det egentlig et punkt under «eventuelt?».
Kort oppsummert før vi avslutter denne artikkelen:
Nøkkelpoeng å ta med seg videre fra denne artikkelen (som vi håper er kort og konsis i utgangspunktet):
Et vellykket møte krever følgende:
- En tydelig agenda
- Test ut at møterommet funker som det skal i forkant
- Noter underveis og summer opp møtet før folk går hvert til sitt
- Send ut et skriftlig referat med tydelige aksjonspunkter for videre fremdrift
Aksjonspunkt for deg som leser dette: Send til en jobbvenn som aldri klarer å holde seg til saken (som også har litt humor på det forhåpentligvis).
