10 tips til møterom for hybride ansatte

En hybrid romoppsett er avgjørende

Et moderne møterom må settes opp på en måte som gjør at eksterne deltakere føler seg likeverdige med de i rommet, når det gjelder evne til å lytte og bidra til samtalen. Dette betyr å ha en skjerm eller skjermer der eksterne deltakere kan ses tydelig av alle i rommet og kameraer som kan fange alle i rommet uten unntak. Det samme gjelder høyttalere og mikrofoner, de må plasseres slik at alle kan høre samtalen tydelig og bli hørt.

I dag finnes det videosamarbeidsenheter som gjør det enklere å lage et hybrid møterom, ved å kombinere hovedelementene som trengs for videomøter i én enhet. Ryddige enheter inkluderer for eksempel et webkamera, mikrofoner og høyttalere, alt i en kompakt hybridromenhet.

Multifunksjonelle enheter er et flott budsjettvennlig alternativ, som sparer deg for å bruke penger på individuelle kameraer, mikrofoner, høyttalere og så videre.

Velg riktig hybridoppsett for dine behov

Selv om du kanskje begynner å planlegge et moderne møterom, husk at det ikke finnes noen ensartet tilnærming til å designe møteplasser. Se nøye på hvilke typer møter organisasjonen din oftest holder, og antall personer i dem. Du kan bli overrasket over å oppdage at det tross alt ikke er et stort konferanserom som trengs, det er en håndfull mindre rom designet for bare noen få personer. Eller kanskje en uformell, mellomstor salong passer bedre for dine behov. Uansett hvilken plass du designer, sørg for at den er målrettet.

I Bravo tilpasser vi løsningene våre etter ditt behov, og er ikke bundet til en spesifikk leverandør. Neat er en av partnerne våre, og vi anbefaler å ta en titt på Neats galleri med små, mellomstore og store rom, inkludert hyllerom, verksteder og klasserom for at du skal få litt inspirasjon

Sørg for at videomøteteknologien din er oppdatert

Naturligvis vil et hybrid møterom kreve en videokonferanseløsning. Enten en samling utstyr inkludert webkameraer, mikrofoner, skjermer og høyttalere eller en alt-i-ett videosamarbeidsenhet som bringer disse tingene sømløst sammen. Når du undersøker løsningen som passer for deg, se etter spesialiserte videomøtefunksjoner som forbedrer opplevelsen av hybridarbeid, noe som gjør det mer intuitivt og naturtro.

Neat Symmetry er et eksempel på teknologi som trekker frem ansiktene til folk som sitter bakerst i møterommet, viser dem likt på skjermen og forbedrer møtebalansen. Den fortsetter også å fokusere på folks ansikter når de beveger seg rundt i rommet, og frigjør folk fra setene og skaper en mer dynamisk opplevelse.

Sørg for at teknologien din er enkel å bruke før du investerer

Før du kjøper ny teknologi, er det en god idé å teste den. Alt som er for komplisert å bruke, vil resultere i utallige henvendelser til IT, for ikke å snakke om bortkastet tid på møter. De beste løsningene krever ingen opplæring for å installere og bruke fordi de er utformet med enkelhet tvers igjennom. Tenk på alt-i-ett videomøteenheter som våkner i samme sekund du går inn i et rom, og trådløs skjermdeling som standard.

På Bravo-kontoret i Oslo har vi satt opp forskjellige type løsninger i møterommene våre. På den måten kan du komme hit og teste utstyret hos oss, før du investerer i nytt utstyr.

Personvern for alle deltakere

Det er viktig å gi privatliv til både deltakerne i rommet og de som blir med eksternt og deler skjermen sin i rommet. Vurder hvilken sensitiv informasjon som kan sees av forbipasserende og tilpass plassen din deretter. Det kan hende du trenger en romdeler, persienner eller ugjennomsiktige klistremerker for glassvinduer for å bryte opp utsikten til et rom.

Vær oppmerksom på oppbevaring

Et moderne møterom er godt fylt med rekvisita som kontormateriell og snacks, så tenk på hvilke skap, hyller og annen oppbevaring du trenger. Noen videokonferanseteknologi kan også kreve skap eller spesialbygde enheter for å skjule ledninger og kabelmonstre. Du kan også velge videoenheter som har det minste antallet kabler. Et godt eksempel på dette er Neat-enheter, som er designet for å se elegante og kompakte ut.

Til slutt, ikke glem å planlegge på forhånd hvor avfalls- og resirkuleringsbøtter skal gå. Å prøve å stappe dem inn som en ettertanke kan ødelegge hele estetikken din.

Skap et sunt arbeidsmiljø

Vær oppmerksom på de usynlige tingene som også utgjør en forskjell, som en behagelig temperatur og ren luft. God ventilasjon og luftkondisjonering bidrar til å redusere spredning av bakterier og forhindre sykdom. En studie av Harvard T.H. Chan School of Public Health observerte for eksempel at lavere ventilasjonshastigheter var assosiert med langsommere responstider og redusert nøyaktighet på en rekke kognitive tester. For å løse denne utfordringen kan du enten velge en sensorløsning som kobles opp mot annet utstyr, eller utstyr med funksjonen for smart romsensorteknologi. Dette lar deg kontinuerlig administrere og overvåke fuktighet, CO2 og flyktige organiske forbindelser (VOC er organiske kjemikalier, lukt, dufter osv.), antall personer i rom og mer.

Vær bevisst på fargebruk

Når det kommer til innredning av konferanserom, tenk på hvilken farge vegger, møbler og innredning du ønsker på møterommet ditt. Du vil kanskje reflektere noen av merkevarens farger i rommet ditt? Eller bruk fargepsykologi for å skape forskjellige stemninger.

• Hvit: Åpner et rom, men symboliserer også renslighet, eleganse og perfeksjon. Det kan være litt sterilt, så vurder å legge til flere teksturer eller fargesprut andre steder i rommet.
• Blå: Representerer stabilitet og utholdenhet. Dette er et godt valg for merker som ønsker å forsterke sin arv og motstandskraft.
• Grønn: Naturlig og beroligende. Dette er et fantastisk valg for et sted hvor du vil at folk skal føle seg avslappet og veltilpas.
• Gul: Energigivende, dristig og positiv. Denne fargen vil hjelpe folk til å føle seg våkne og optimistiske.

Møterm hos Ambassaden. Les mer om vårt samarbeid med de her.

Ikke glem belysningen

Naturlig lys er viktig i et møtelokale da det bidrar til å øke fokus, produktivitet og humør. Hvis det ikke er mulig å få naturlig lys inn i et rom, løft skyggene med lamper og overlys.

Når du velger elektrisk belysning er det godt å vite at tonen har innvirkning på sinnet og humøret ditt. Kult, "hvitt" lys er det beste valget for læring og ytelse. Mens varmt, "gult" lys er bedre for avslapning.

Oppgrader møteromsadministrasjonen

Når du designer et moderne konferanserom, ikke bare tenk på selve rommet. Du må også planlegge hvordan folk skal bestille og sjekke tilgjengeligheten til rommet for å forhindre romtigging og forstyrrelser i siste liten. Neat Pad er en enkel og elegant berøringsskjerm som vi har levert til mange av våre kunder. Denne kan du bruke som en kontroller, raskt starte møter og dele skjermen med bare ett trykk, eller som rombehandler med planleggingsvisning for Zoom- eller Microsoft Teams-rommene dine.

Les mer om våre møteromsløsninger her.