📧 Exchange online
Exchange Online er en frittstående e-post- og kalendertjeneste, som du også finner i flere av Microsoft 365-pakkene. Den er designet for bedrifter som kun trenger en robust e-post- og kalenderløsning, men som ikke har behov for ekstra produktivitets- og samarbeidsverktøy som er inkludert i andre Microsoft 365-planer.
Den største fordelen med Exchange Online er at e-postene er hostet, noe som betyr at tjenestene er tilgjengelige via et stort nettverk (Wide Area Network, WAN). Dette gjør at selskapet ditt ikke trenger å sette opp og vedlikeholde egne servere, noe som sparer både tid og penger. Oppsettet er enkelt og krever ingen fysisk server, noe som reduserer behovet for store investeringer i IT-infrastruktur.
Samlet sett gir Exchange Online bedrifter en kostnadseffektiv og enkel måte å håndtere e-post og kalenderfunksjoner på, uten behov for å investere i og vedlikeholde egen serverinfrastruktur.
Exchange Online er inkludert i alle Office 365-abonnementer som inneholder e-posttjenester, men det kan også kjøpes separat. Dette er spesielt nyttig for selskaper som kun trenger en pålitelig e-posttjeneste uten ekstra funksjoner. Det finnes to hovedabonnementer for Exchange Online: Plan 1 og Plan 2. Plan 1 gir grunnleggende e-postfunksjoner, mens Plan 2 tilbyr mer avanserte funksjoner som større lagringskapasitet og flere sikkerhetsalternativer.
💫 Exchange online P1
Pris per bruker per måned med årlig bindning: 43,80 NOK
Exchange Online Plan 1 gir deg grunnleggende, men kraftige funksjoner for e-posthåndtering som kan være nyttige for deg og din bedrift. Her er en forklaring på noen av de viktigste funksjonene:
E-postlagring
Med Exchange Online Plan 1 får hver bruker 50 GB lagringsplass for e-post. Dette betyr:
- Tilstrekkelig plass: 50 GB er vanligvis mer enn nok for de fleste brukere til å lagre alle sine e-poster, kontakter og kalenderoppføringer.
- Organisering: Brukerne kan enkelt organisere sine e-poster i mapper og kategorier for bedre administrasjon.
Webbasert tilgang til Outlook
Denne planen gir tilgang til Outlook på nett (ikke applikasjonen) slik at brukerne kan sjekke e-posten sin fra hvor som helst med en internettforbindelse. Dette inkluderer:
- Fleksibilitet: Du kan få tilgang til e-posten din fra en hvilken som helst enhet, enten det er en datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon.
- Enkel bruk: Outlook på nett tilbyr en brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt å lese, sende og organisere e-poster.
Grunnleggende sikkerhet
Exchange Online Plan 1 inkluderer grunnleggende sikkerhetsfunksjoner som beskytter mot vanlige trusler. Dette innebærer:
- Anti-malware: Beskytter e-postene dine mot skadelig programvare som virus og trojanere.
- Anti-spam: Filtrerer ut uønsket e-post og beskytter innboksen din mot spam.
Administrasjonsverktøy
Med Plan 1 får du grunnleggende administrasjonsverktøy som hjelper deg med å administrere e-postsystemet ditt. Dette inkluderer:
- E-posthåndtering: Verktøy for å opprette, slette og administrere brukerpostbokser.
- Kalender: Muligheten til å dele kalendere og planlegge møter med kolleger
✨️ Exchange online P2
Pris per bruker per måned med årlig bindning: 87,70 NOK
Exchange Online P2 innholder alt fra P1, men har et økt sikkerhetsfokus. Når du vurderer Exchange Online Plan 2, er det viktig å forstå hva de ulike funksjonene innebærer og hvordan de kan være nyttige for deg og din bedrift. Her er en forklaring på noen av de viktige funksjonene:
Data Loss Prevention (DLP)
Data Loss Prevention (DLP) er en funksjon som hjelper deg med å beskytte sensitiv informasjon og hindre utilsiktet deling av denne informasjonen. Med DLP kan du:
- Identifisere sensitiv data: DLP-politikker kan skanne e-poster og vedlegg for å finne sensitiv informasjon som kredittkortnumre, personnummer eller konfidensielle bedriftsdata.
- Forhindre datalekkasjer: Når DLP oppdager sensitiv informasjon, kan det automatisk blokkere sendingen av e-posten eller varsle brukeren om at de er i ferd med å dele beskyttet data.
- Overholde regelverk: DLP hjelper deg med å sikre at din bedrift overholder lovgivning og forskrifter (sk governance compliance) som krever beskyttelse av sensitiv informasjon.
Voicemail
Voicemail i Exchange Online Plan 2 betyr at brukerne har tilgang til taleposttjenester. Dette inkluderer:
- Integrasjon med e-post: Talepostmeldinger kan sendes direkte til brukerens innboks, slik at de kan lytte til dem sammen med sine e-poster.
- Transkribering: Voicemail kan også transkriberes til tekst, slik at brukerne kan lese meldingene dersom de ikke kan lytte til dem.
(praktisk talt) Ubegrenset lagringsplass
Størrelsen på innboksen for hver bruker økes fra 50 GB til 100 GB når du går fra P1 til P2, og den primære lagringsplassen er begrenset til dette. Men arkivplassen har ingen begrensninger og derfor får di nesten ubegrenset lagringsplass med P2. Dette fungerer ved hjelp av følgende funksjoner:
- Arkivering: Brukere har tilgang til en personlig arkivpostboks med ubegrenset lagringsplass. Når hovedpostboksen nærmer seg lagringsgrensen, kan e-poster automatisk flyttes til arkivpostboksen.
- Hold av data: Du kan sette e-poster i «In-Place Hold» eller «Litigation Hold», noe som betyr at de beholdes selv om brukeren prøver å slette dem, noe som er nyttig for samsvar og juridiske formål.
💡 Microsoft 365 F3
Pris per bruker per måned med årlig bindning: 87,70 NOK
Microsoft 365 F3 er en omfattende pakke som gir deg en rekke verktøy og funksjoner designet for å møte behovene til frontlinjearbeidere. Her er en forklaring på noen av de viktigste funksjonene i denne lisensen:
Webbasert tilgang til Office-appene
Med Microsoft 365 F3 får du tilgang til webbaserte versjoner av Office-appene. Dette inkluderer:
- Word, Excel og PowerPoint: Brukerne kan opprette og redigere dokumenter, regneark og presentasjoner direkte i nettleseren uten å måtte installere programvaren på enheten.
- OneNote: Tilgang til notatverktøyet som lar deg ta og organisere notater, dele dem med kolleger og synkronisere på tvers av enheter.
- Outlook: Webbasert e-post og kalender som gir deg tilgang til kommunikasjon og planlegging hvor som helst. Lisensen inkluderer kun en postboksplass på 2GB.
Samarbeidsverktyøy
Microsoft 365 F3 inkluderer en rekke verktøy som fremmer samarbeid og kommunikasjon blant teammedlemmer. Dette inkluderer:
- Microsoft Teams: En plattform for chat, møter, anrop og samarbeid, som gjør det enkelt for team å jobbe sammen i sanntid.
- SharePoint: Et verktøy for dokumentdeling og samarbeid som gjør det mulig å opprette og administrere teamnettsteder og delte dokumentbiblioteker.
- Yammer: Et internt sosialt nettverk som fremmer kommunikasjon og informasjonsdeling på tvers av organisasjonen.
Sikkerhet
Microsoft 365 F3 tilbyr en mer omfattende sikkerhetspakke som beskytter dine data og enheter. Dette inkluderer:
- Avansert trusselbeskyttelse: Beskytter mot avanserte trusler som phishing og zero-day angrep.
- Mobile Device Management (MDM): Lar deg administrere og sikre alle mobile enheter som brukes i bedriften, inkludert muligheten til å slette data eksternt dersom en enhet blir mistet eller stjålet.
- Azure Active Directory: Identitetsbeskyttelse som inkluderer multifaktorautentisering og betinget tilgang for å sikre at bare autoriserte brukere får tilgang til dine ressurser.
Enhetsadministrasjon
Microsoft 365 F3 gir deg avanserte verktøy for enhetsadministrasjon som hjelper deg med å holde kontroll på alle enheter som brukes i bedriften. Dette inkluderer:
- Windows Autopilot: Automatiserer utrullingen og konfigureringen av nye enheter, noe som sparer tid og reduserer behovet for IT-støtte.
- Intune: Et verktøy for administrasjon av mobile enheter og applikasjoner som lar deg kontrollere hvordan enheter brukes og sikre at de er i samsvar med bedriftens sikkerhetspolicyer.
⚖️ Sammenligning av Exchange Online og Microsoft 365 F3
Exchange Online er et solid valg for bedrifter som primært trenger en pålitelig og sikker e-postløsning. Denne lisensen kommer i to versjoner: Plan 1 og Plan 2. Plan 1 gir deg grunnleggende e-postfunksjoner med 50 GB lagringsplass per bruker og tilgang til e-posten via Outlook på nett. Dette er et godt valg for små til mellomstore bedrifter med grunnleggende e-postbehov. Sikkerheten inkluderer grunnleggende beskyttelse mot malware og spam, og administrasjonsverktøyene lar deg håndtere e-post, kalender og kontakter på en enkel måte.
På den annen side gir Exchange Online Plan 2 flere avanserte funksjoner. Denne versjonen inkluderer Data Loss Prevention (DLP) for å beskytte sensitiv informasjon og forhindre utilsiktet deling, voicemail som integreres med e-posten og transkriberer talepostmeldinger, samt praktisk talt ubegrenset lagringsplass gjennom arkivering og muligheten til å sette e-poster i «In-Place Hold». Plan 2 tilbyr også avanserte sikkerhetsfunksjoner som beskyttelse mot datalekkasje og kryptering, noe som gjør den ideell for bedrifter som krever høyere nivåer av sikkerhet og samsvar.
Microsoft 365 F3, derimot, er en omfattende løsning som tilbyr mye mer enn bare e-post og kalenderfunksjoner. Denne lisensen er spesielt designet for å øke prosuktiviteten til frontlinjearbeidere, men den er også svært nyttig for andre typer bedrifter som ønsker en helhetlig tilnærming til produktivitet, samarbeid og sikkerhet. Med Microsoft 365 F3 får du tilgang til webbaserte versjoner av Office-appene som Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Dette gir brukerne muligheten til å opprette og redigere dokumenter direkte i nettleseren uten å måtte installere programvaren på enheten. Samarbeidsverktøy som Microsoft Teams, SharePoint og Yammer gjør det enkelt å kommunisere og jobbe sammen i sanntid, noe som er spesielt viktig for frontlinjearbeidere som trenger rask tilgang til informasjon og koordinering. En potensiel utfording med denne lisensen er derimot at den kun kommer med en postboksstørrelse på 2GB. På grunn av den begrensede lagringskapasiteten velger mange bedrifter å kjøpe en ekstra Exchange Online-lisens i tillegg. Dette gir tilgang til en mer robust e-postløsning med betydelig større lagringsplass, som kan være avgjørende for bedrifter med høyt e-postvolum. Ved å kombinere Microsoft 365 F3 med Exchange Online, får du fordelene av avanserte produktivitets- og samarbeidsverktøy, samtidig som du sikrer at ditt e-postbehov blir dekket på en effektiv og kostnadseffektiv måte.
Sikkerhet er en annen viktig faktor som skiller Microsoft 365 F3 fra Exchange Online. Med avansert trusselbeskyttelse, mobile device management (MDM) og Azure Active Directory, gir Microsoft 365 F3 en omfattende sikkerhetspakke som beskytter dine data og enheter. Dette inkluderer avansert beskyttelse mot phishing og zero-day angrep, samt muligheten til å administrere og sikre alle mobile enheter som brukes i bedriften. Enhetsadministrasjonen blir enklere med verktøy som Windows Autopilot og Intune, som automatiserer utrullingen og konfigureringen av nye enheter, noe som sparer tid og ressurser.
📆 Hvem bør velge Exchange Online?
Exchange Online er ideelt for små til mellomstore bedrifter som primært trenger en kraftig og sikker e-postløsning. Hvis bedriften din kun har behov for grunnleggende e-post- og kalenderfunksjoner, er Exchange Online Plan 1 et godt valg. For bedrifter som krever avanserte e-postfunksjoner, inkludert databeskyttelse og ubegrenset lagring, vil Exchange Online Plan 2 være det beste alternativet.
- Exchange Online Plan 1: Passer for bedrifter med grunnleggende behov for e-post og kalender.
- Exchange Online Plan 2: Anbefales for bedrifter som trenger avansert beskyttelse av data og mer lagringsplass.
🧩 Hvem bør velge Microsoft 365 F3?
Microsoft 365 F3 er en omfattende løsning som tilbyr mye mer enn bare e-post og kalenderfunksjoner. Denne lisensen er spesielt designet for å møte behovene til frontlinjearbeidere, men den er også svært nyttig for andre typer bedrifter som ønsker en helhetlig tilnærming til produktivitet, samarbeid og sikkerhet. La oss se nærmere på hvem som bør velge Microsoft 365 F3.
Frontlinjearbeidere
Frontlinjearbeidere, som butikkansatte, fabrikkarbeidere, helsepersonell og servicepersonell, drar stor nytte av Microsoft 365 F3. Denne lisensen er skreddersydd for ansatte som trenger rask og enkel tilgang til informasjon, kommunikasjon og samarbeidsverktøy på farten.
- Tilgang fra hvor som helst: Med webbaserte Office-apper kan frontlinjearbeidere opprette, redigere og dele dokumenter fra enhver enhet, uansett hvor de befinner seg.
- Effektiv kommunikasjon: Microsoft Teams muliggjør rask kommunikasjon og samarbeid mellom teammedlemmer, noe som er essensielt for frontlinjearbeidere som ofte trenger å koordinere i sanntid.
- Sikkerhet og enhetsadministrasjon: Avansert sikkerhet og MDM-funksjoner sikrer at enhetene til frontlinjearbeidere er beskyttet, og at bedriftens data forblir sikre.
Små og mellomstore bedrifter
Små og mellomstore bedrifter som ønsker en samlet løsning for produktivitet og samarbeid, vil også ha stor nytte av Microsoft 365 F3. Denne pakken gir alle verktøyene som trengs for å administrere e-post, dokumenter, og kommunikasjon, samt avanserte sikkerhetsfunksjoner for å beskytte bedriftens data.
- Kostnadseffektiv løsning: Microsoft 365 F3 gir en rekke funksjoner til en rimelig pris, noe som gjør det til et godt valg for bedrifter med begrensede IT-budsjetter.
- Enkel implementering: Med verktøy som Windows Autopilot og Intune kan IT-avdelingen enkelt administrere og distribuere enheter, noe som sparer tid og ressurser.
- Samarbeid og produktivitet: SharePoint og Teams gjør det enkelt for ansatte å samarbeide på tvers av avdelinger og lokasjoner, noe som øker produktiviteten og effektiviteten.
Bedrifter med behov for avansert sikkerhet
Bedrifter som prioriterer datasikkerhet og som trenger avanserte verktøy for å beskytte sin informasjon, bør vurdere Microsoft 365 F3. Denne lisensen inkluderer omfattende sikkerhetsfunksjoner som avansert trusselbeskyttelse og identitetsadministrasjon.
- Beskytte sensitiv informasjon: Med funksjoner som Azure Active Directory og multifaktorautentisering kan bedriften beskytte seg mot uautoriserte tilgangsforsøk.
- Forebygge datalekkasjer: Avanserte sikkerhetsfunksjoner bidrar til å forhindre datalekkasjer og sikre samsvar med regelverk og forskrifter.
- Administrasjon av enheter: MDM-funksjonalitet gir IT-avdelingen full kontroll over bedriftens enheter, inkludert muligheten til å slette data eksternt ved behov.
⚠️ Hva er de spesifikke begrensningene eller ulempene med hver av planene?
Hver plan har sine spesifikke begrensninger. For Exchange Online Plan 1 kan en ulempe være den begrensede lagringsplassen på 50 GB per bruker, noe som kan være utilstrekkelig for bedrifter med store e-postmengder. I tillegg tilbyr Plan 1 kun grunnleggende sikkerhetsfunksjoner, noe som kanskje ikke er tilstrekkelig for bedrifter med høye sikkerhetskrav. Plan 2 har betydelig større lagringskapasitet og mer avanserte sikkerhetsfunksjoner, men dette kommer til en høyere kostnad, noe som kan være en ulempe for budsjettbevisste bedrifter.
Når det gjelder Microsoft 365 F3, kan en begrensning være at det primært gir webbasert tilgang til Office-appene, noe som kan være en utfordring for brukere som er avhengige av fullversjonene av disse programmene installert på deres enheter. Selv om sikkerheten og administrasjonsverktøyene er omfattende, kan administrasjon av disse funksjonene kreve mer IT-ressurser, noe som kan være utfordrende for mindre bedrifter uten en dedikert IT-avdeling.
🚚 Hvordan fungerer migreringsprosessen fra en eksisterende e-posttjeneste til Exchange Online eller Microsoft 365 F3?
Migrasjonsprosessen fra en eksisterende e-posttjeneste til Exchange Online eller Microsoft 365 F3 innebærer flere trinn. Først må bedriften planlegge migrasjonen ved å vurdere hvilken type migrasjon som passer best, enten det er cutover, staged eller hybrid migrasjon, avhengig av antall brukere og kompleksiteten i det eksisterende e-postsystemet. Deretter må data eksporteres fra den nåværende tjenesten, og det kan være nødvendig å bruke verktøy for å sikre at dataene er kompatible med Exchange Online eller Microsoft 365 F3.
Etter dette blir dataene importert til den nye plattformen. Dette kan inkludere e-postmeldinger, kontakter og kalenderoppføringer. I denne fasen er det viktig å teste at all data er korrekt overført og at brukerne kan få tilgang til sine nye e-postkontoer uten problemer. Det kan også være nødvendig med opplæring for brukerne på de nye systemene og funksjonene. Bedrifter kan velge å bruke en tredjepartstjeneste eller en Microsoft-partner for å hjelpe med migrasjonen for å sikre en jevn overgang. Hele prosessen krever nøye planlegging og koordinering for å minimere nedetid og forstyrrelser i bedriftens drift.
🚀 Aktivering av funksjonalitet
Selv om all funksjonalitet som nevnes i disse lisensene blir gjort tilgjengelig når du betaler for lisensen, betyr det ikke nødvendigvis at denne funksjonaliteten er aktivert eller konfigurert etter ditt selskaps spesifikke behov. Det kan være nødvendig med ytterligere tilpasning og oppsett for å sikre at verktøyene og tjenestene er optimalt integrert i dine arbeidsprosesser, eller at de i det hele tatt er aktivert. Dette kan inkludere konfigurasjon av sikkerhetsinnstillinger, tilpasning av samhandlingsverktøy som Teams, oppsett av automatiserte arbeidsflyter med Power automate, og sikring av enheter med Intune. Å jobbe med en Microsoft-partner kan være avgjørende for å maksimere verdien av Microsoft 365 F3 ved å tilpasse og optimalisere funksjonaliteten til å møte dine spesifikke forretningsbehov. Du kan lese mer om våre driftede løsninger av Microsoft 365 her.
Meld deg gjerne på vårt nyhetsbrev for artikler! Da får du to ukentlige artikler rett inn i innboksen hver fredag.
